Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

HOC Management UG (haftungsbeschränkt), Potsdamer Str. 45, 14552 Michendorf, Deutschland
E-Mail: o.heinke@hoc-management.com

Diese Erklärung gilt für die Website und die Anwendung Coursio. Soweit Sie als Nutzer in Coursio personenbezogene Daten Ihrer eigenen Kunden verarbeiten, sind Sie dafür selbst Verantwortlicher und wir Auftragsverarbeiter — siehe AV-Vertrag.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

a) Besuch der Website

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendige Verbindungsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp) in Server-Logs, um die Seite auszuliefern und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit und Betrieb). Wir setzen keine Tracking- oder Analyse-Dienste und keine Werbe-Cookies ein.

b) Konto und Nutzung der Anwendung

Für Registrierung und Betrieb des Kontos verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Passwort (nur als Hash gespeichert), Organisationsdaten sowie die von Ihnen erfassten Inhalte (Kunden, Kurse, Rechnungen, Einstellungen). Zusätzlich protokollieren wir sicherheitsrelevante Vorgänge (Anmeldung, Änderungen an Stammdaten) mit Zeitpunkt und IP-Adresse; IP-Adressen entfernen wir nach 90 Tagen aus dem Protokoll. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Nutzungsvertrag) und lit. f (Sicherheit, Missbrauchsabwehr).

c) Systemnachrichten per E-Mail

Für Bestätigungs- und Passwort-Zurücksetzen-Mails nutzen wir den Versanddienstleister Resend. Dabei werden E-Mail-Adresse und Nachrichteninhalt verarbeitet. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

d) Feedback

Wenn Sie uns Feedback senden, speichern wir Ihre Nachricht, die Kategorie, die aufgerufene Seite sowie Ihre Konto-Zuordnung, um Ihr Anliegen zu bearbeiten. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Feedback kann in unserem Discord-Server in gekürzter Form (ohne Namen und E-Mail-Adresse) veröffentlicht werden.

e) Rechnungsversand über Ihr eigenes E-Mail-Konto

Versenden Sie Rechnungen aus Coursio, geschieht das über Ihren eigenen SMTP-Server oder Ihr verbundenes Google-/Microsoft-Konto. Zugangsdaten und Tokens speichern wir verschlüsselt. Für die dortige Verarbeitung gelten die Bedingungen Ihres jeweiligen E-Mail-Anbieters.

f) Betriebsdaten

Zur Betriebssteuerung und Missbrauchsabwehr sehen wir technische Nutzungsdaten, z. B. Registrierungs- und Anmeldezeitpunkte sowie die Anzahl der angelegten Kunden, Kurse und Rechnungen. Auf die Inhalte (z. B. Kundennamen, Rechnungsbeträge) greifen wir nicht zu, es sei denn, Sie bitten uns im Support ausdrücklich darum. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Betrieb, Sicherheit, Missbrauchsabwehr).

Anonyme Besucherzählung. Beim Aufruf unserer öffentlichen Seiten (z. B. Startseite, Hilfe, Registrierung) zählen wir pro Tag und Seite die Aufrufe und die Herkunftsdomain (z. B. „google.com“). Dabei speichern wir weder IP-Adressen noch Kennungen oder Browserdaten und setzen keine Cookies oder Kennungen im Browser; ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nicht möglich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Verbesserung des Angebots). Bei aktivierter „Do Not Track“-Einstellung Ihres Browsers zählen wir nicht.

3. Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Anmeldung: ein Sitzungs-Cookie nach dem Login und ein Sicherheits-Cookie, das Formulare vor Fälschung schützt (CSRF-Schutz). Sie enthalten keine Tracking-Informationen. Hierfür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Empfänger und Auftragsverarbeiter

• netcup GmbH — Hosting der Anwendung und Datenbank (Server innerhalb der EU).
• Resend — Versand von Systemnachrichten per E-Mail.
• Sentry — Fehlerüberwachung (nur, sofern aktiviert; es werden technische Fehlerdaten übertragen).

Soweit Dienstleister Daten außerhalb der EU verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses. Mit allen Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung.

Externe Links (z. B. zu Discord oder PayPal) führen auf Seiten Dritter. Erst beim Anklicken werden Daten an diese übertragen; es werden keine Skripte dieser Anbieter in unsere Seiten eingebunden. Es gelten die jeweiligen Datenschutzbestimmungen der Anbieter.

5. Speicherdauer

Kontodaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht. Nach Löschung des Kontos entfernen oder anonymisieren wir Ihre Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechnungen und Buchungsbelege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (derzeit bis zu 10 Jahre, § 147 AO, § 14b UStG) und werden bis dahin gesperrt aufbewahrt. Server-Logs werden nach kurzer Zeit gelöscht.

6. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO). Zur Ausübung genügt eine Nachricht an o.heinke@hoc-management.com. Außerdem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt (HTTPS). Passwörter werden mit einem modernen Hash-Verfahren gespeichert, Zugangsdaten zu E-Mail-Konten verschlüsselt. Daten verschiedener Organisationen sind logisch getrennt. Wir sichern die Datenbank regelmäßig.

8. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Funktionen oder Rechtslage ändern. Es gilt die jeweils aktuelle Fassung auf dieser Seite.