Abrechnen
Rechnung erstellen und versenden
Eine Rechnung entsteht in drei Schritten: Entwurf erstellen, prüfen und finalisieren, versenden. Erst beim Finalisieren bekommt sie ihre Rechnungsnummer.
1.Entwurf erstellen
Öffne „Rechnungen“ und klicke auf „Rechnung erstellen“. Wähle den Kunden und den Zeitraum (mit „Aktueller Monat“, „Vorheriger Monat“, „Dieses Jahr“ oder „Letztes Jahr“ geht es schneller – die Jahresauswahl ist praktisch für Dienstleistungen, die du einmal im Jahr abrechnest). „Kurse anzeigen“ zeigt dir, wie viele durchgeführte, noch nicht abgerechnete Kurse es im Zeitraum gibt. Mit „Rechnung erstellen (Entwurf)“ entsteht der Entwurf.
2.Entwurf prüfen und ergänzen
Im Entwurf kannst du den Zeitraum anpassen, freie Positionen hinzufügen (zum Beispiel Auslagen mit Menge und Einzelpreis oder einen Rabatt als negativen Betrag) und Anlagen anhängen. Eine Live-Vorschau zeigt, wie die Rechnung aussieht. Mit „Verwerfen“ löschst du den Entwurf; die Kurse sind dann wieder frei.
3.Finalisieren
„Finalisieren“ vergibt die Rechnungsnummer und erzeugt das PDF. Danach ist die Rechnung festgeschrieben und lässt sich nicht mehr ändern.
4.Versenden
Wenn du ein E-Mail-Konto verbunden hast, versendest du die Rechnung über „Per E-Mail versenden“ (Empfänger, Betreff und Text kannst du vorher anpassen). Sonst lädst du das PDF herunter, verschickst es selbst und klickst auf „Als versendet markieren“. Der Status wechselt von „Finalisiert“ zu „Versendet“.
Gut zu wissen
- Steht „Überfällig“ an einer Rechnung, ist das Fälligkeitsdatum überschritten und die Rechnung noch nicht bezahlt.
Häufige Fragen
Warum fehlen Kurse in der Rechnung?
Es werden nur Kurse mit dem Status „Durchgeführt“ aus dem gewählten Zeitraum angeboten, die noch in keiner Rechnung stehen.
Kann ich mehrere Kunden in einer Rechnung zusammenfassen?
Nein, eine Rechnung gehört immer zu genau einem Kunden.