E-Rechnung für Selbstständige: Was gilt 2026, 2027 und 2028?

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist keine PDF-Datei, sondern eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Typische Formate sind XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteten Daten). Ein normales PDF zählt künftig nicht mehr als E-Rechnung.

Die Fristen

• Seit 1. Januar 2025: Alle Unternehmen in Deutschland müssen E-Rechnungen empfangen und lesen können. Ein E-Mail-Postfach dafür genügt.
• Bis 31. Dezember 2026: Rechnungen dürfen noch wie bisher als Papier oder PDF ausgestellt werden.
• 2027 bis 2028: Wer im Vorjahr höchstens 800.000 Euro Umsatz hatte, darf bis Ende 2027 noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. Größere Unternehmen müssen ab 2027 E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Im B2B-Geschäft zwischen inländischen Unternehmern ist die E-Rechnung grundsätzlich für alle Pflicht.

Wen betrifft das nicht?

Rechnungen an Privatpersonen (B2C) bleiben außen vor. Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro sind ebenfalls ausgenommen. Kleinunternehmer müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber sie müssen sie empfangen können.

Was heißt das für Trainer?

Wenn du an Firmen, Vereine mit unternehmerischer Tätigkeit oder Studios rechnest, wirst du spätestens ab 2028 E-Rechnungen verschicken müssen. Prüfe schon jetzt, ob deine Rechnungssoftware sie erzeugen kann, und kläre mit großen Auftraggebern, welches Format sie bevorzugen. Viele Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office oder DATEV lesen E-Rechnungen direkt ein.