Rechnung schreiben als Trainer: Diese Pflichtangaben gehören drauf

5 Min. Lesezeit · Stand 31. Oktober 2026

Wer als Trainer, Kursleiter oder Honorarkraft selbstständig arbeitet, schreibt Rechnungen – und ärgert sich, wenn das Finanzamt oder der Auftraggeber sie beanstandet. Hier die Angaben, die eine Rechnung in Deutschland enthalten muss, und worauf du bei Nummern und Leistungszeitraum achtest.

Die Pflichtangaben im Überblick

Nach § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) gehören diese Angaben auf eine normale Rechnung:

Vollständiger Name und Anschrift von dir und von deinem Kunden (Leistungsempfänger).
Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Das Ausstellungsdatum der Rechnung.
Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
Art und Umfang der Leistung, zum Beispiel „Yoga-Kurs, 60 Minuten“ mit Anzahl der Termine.
Der Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, zum Beispiel „Kurse im Oktober 2026“.
Das Entgelt (netto), nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, und eventuelle im Voraus vereinbarte Preisnachlässe.
Der Steuersatz und der darauf entfallende Steuerbetrag – oder ein Hinweis, warum keine Umsatzsteuer berechnet wird.

Die Rechnungsnummer: fortlaufend und eindeutig

Jede Nummer darf nur einmal vorkommen, und die Nummern müssen sich logisch fortsetzen, etwa RE-2026-0001, RE-2026-0002 und so weiter. Du darfst auch mehrere Nummernkreise führen, zum Beispiel einen je Jahr. Lücken fallen bei einer Prüfung auf und sollten erklärbar sein, etwa durch eine stornierte Rechnung. Eine Rechnung, die du einmal verschickt hast, änderst du deshalb nicht mehr, sondern korrigierst sie mit einem Storno.

Der Leistungszeitraum bei Kursen

Bei monatlicher Abrechnung reicht es, den Zeitraum zu nennen („01.10.–31.10.2026“) und die einzelnen Kurstermine aufzulisten. Das macht die Rechnung für den Kunden nachvollziehbar und erspart Rückfragen.

Kleinbetragsrechnung bis 250 Euro

Liegt der Gesamtbetrag nicht über 250 Euro brutto, genügt eine vereinfachte Rechnung: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Art und Umfang der Leistung, der Gesamtbetrag samt Steuersatz oder Hinweis auf die Steuerbefreiung. Kundenanschrift und Rechnungsnummer sind dann nicht zwingend. Für wiederkehrende Kurse bei Firmenkunden ist die vollständige Rechnung trotzdem sinnvoller.

Aufbewahren nicht vergessen

Rechnungen, die du ausstellst, musst du mehrere Jahre aufbewahren; für Buchungsbelege gelten derzeit in der Regel acht Jahre, für Bücher und Jahresabschlüsse bis zu zehn. Elektronisch gespeichert reicht, solange sie unveränderbar und lesbar bleiben. Frage bei Unsicherheit deine Steuerberatung nach der Frist, die für dich gilt.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Steuer- oder Rechtsberatung. Regeln ändern sich; bitte stimme die Details mit deiner Steuerberatung ab.