Kurse abrechnen ohne Excel: So klappt die Monatsabrechnung

1. Kunden und Preise einmal anlegen

Lege deine Auftraggeber an und hinterlege, was welcher Kurs bei wem kostet: pauschal je Kurs oder pro Stunde. Bei Preisänderungen gilt der neue Preis erst für neue Kurse, alte Rechnungen bleiben unverändert.

2. Kurse sofort erfassen

Trage Kurse ein, solange du sie noch im Kopf hast: Kunde, Kursformat, Termin. Wiederkehrende Kurse legst du als Serie an. Nach dem Kurs markierst du ihn als durchgeführt, bei Bedarf mit Teilnehmerzahl.

3. Am Monatsende eine Rechnung erstellen

Wähle den Kunden und den Zeitraum. Alle durchgeführten, noch nicht abgerechneten Kurse erscheinen mit ihrem Preis. Prüfe die Liste, ergänze bei Bedarf Auslagen oder Rabatte, finalisiere die Rechnung und verschicke das PDF per E-Mail.

4. Zahlungen im Blick behalten

Markiere eine Rechnung als bezahlt, sobald das Geld da ist – auch Teilzahlungen sind möglich. Überfällige Rechnungen erkennst du auf einen Blick und kannst direkt eine Erinnerung senden.

5. Zahlen an Buchhaltung und Steuerberatung weitergeben

• Lexware Office: ein ZIP-Paket mit allen Rechnungs-PDFs und den Kunden als Tabelle. Lexware Office nimmt Rechnungen nicht als Tabelle an, daher lädst du die PDFs dort als Belege hoch.
• DATEV: ein Buchungsstapel für deine Steuerberatung, mit deinen Konten (SKR03 oder SKR04).
• Excel: eine Tabelle mit Beträgen, Fälligkeit und Zahlungsstand für alle anderen Programme.